Caso de uso Hubspot

Este guia mostra um exemplo completo de como conectar um workflow do HubSpot a um fluxo do Hyperflow Integrações para confirmar uma proposta com o cliente pelo WhatsApp, sem que ninguém da sua equipe precise fazer nada manualmente.

Este é um exemplo de configuração. Os nomes de propriedade, departamento e modelo de mensagem usados aqui são ilustrativos — adapte para a realidade da sua operação.

🧩 O que esse cenário resolve

Imagine que sua equipe comercial usa o HubSpot para acompanhar negócios (oportunidades). Quando uma proposta é enviada ao cliente, alguém precisa confirmar com ele, pelo WhatsApp, se a proposta foi aceita — e depois voltar no HubSpot pra atualizar isso manualmente.

Com essa configuração, isso acontece sozinho:

O negócio muda de fase no HubSpot (ex: "Proposta Enviada").
O HubSpot aciona automaticamente um fluxo no Hyperflow Integrações.
O cliente recebe uma mensagem no WhatsApp perguntando se confirma a proposta, com botões Sim e Não.
Assim que o cliente responde (ou se ele demorar demais pra responder), o negócio é atualizado sozinho no HubSpot.

✅ Antes de começar

Você vai precisar de três coisas já prontas:

O Hubspot App conectado na sua conta Hyperflow (veja o guia Hubspot App caso ainda não tenha feito essa conexão).
Um modelo de mensagem do WhatsApp aprovado, com dois botões de resposta rápida: Sim e Não.
Um departamento cadastrado no Hyperflow Conversas, caso você queira que essa conversa fique registrada no histórico de atendimento (recomendado).

Nesse cenário, o cliente ainda não te escreveu no WhatsApp e é a automação que inicia o contato para pedir a confirmação. Como não existe uma conversa em andamento com ele, o WhatsApp só permite iniciar essa mensagem através de um modelo aprovado pela Meta (não dá pra mandar um texto livre nesse primeiro contato). Depois que o cliente responder, o WhatsApp já entende que a conversa está aberta, e o restante das mensagens do fluxo (como o aviso de "não entendi") pode ser enviado normalmente, sem precisar de outro modelo.

Este exemplo usa dois botões (Sim/Não) porque é o que esse cenário de confirmação precisa — outros modelos podem ter mais, menos, ou nenhum botão, dependendo do que você for perguntar ao cliente.

1️⃣ Configurando o workflow no HubSpot

Criando o workflow e o gatilho

No HubSpot, crie um novo workflow no objeto Negócios. Dê um nome que ajude a identificar o que ele faz — por exemplo, "Fluxo automático de disparo de template".

Configure o gatilho como Acionar inscrição para negócios, com a condição que faz sentido pro seu processo. Neste exemplo, o gatilho inscreve o negócio quando:

Etapa do negócio é qualquer uma de Proposta (do seu Pipeline de vendas).

Assim que o negócio entrar nessa etapa, ele é automaticamente inscrito no workflow e o passo seguinte é disparado.

Adicionando a ação "Iniciar fluxo"

Dentro do workflow, adicione a ação Iniciar fluxo do aplicativo Hyperflow.

Preencha os campos da ação assim:

Campo

O que preencher

Aplicação

O Bot Hyperflow conectado (o ambiente do Hyperflow Integrações onde está o fluxo)

Fluxo

O fluxo de confirmação de proposta (o mesmo que você vai conhecer na próxima seção)

Canal

Número do contato

A propriedade nativa Número de telefone do WhatsApp do contato

Depois, preencha os pares de propriedade que serão enviados para o fluxo (você pode usar até 3):

Nome propriedade

Valor propriedade

dealName

Nome do negócio (propriedade nativa do negócio)

valorProposta

Valor (propriedade nativa do negócio)

NomeContato

Nome (propriedade nativa do contato)

idDoRegistro

Id do registro (propriedade nativa do negócio)

Você não precisa informar o número ou o ID do negócio manualmente em nenhum campo extra — o Hyperflow já identifica automaticamente qual negócio disparou o workflow, e essa informação chega pronta dentro do fluxo.

Depois de preencher, salve a ação. O workflow do HubSpot termina aí ("1. Fim") — toda a conversa com o cliente e a atualização da proposta acontecem dentro do fluxo do Hyperflow, que você vai conhecer a seguir.

2️⃣ Conhecendo o fluxo no Hyperflow Integrações

O fluxo de exemplo já vem pronto para importar (arquivo Confirmação de Proposta - Hubspot App.flow, disponível junto com este material). Depois de importar, você verá esta sequência de passos:

Guardando os dados que vieram do HubSpot

Logo no início, o fluxo guarda o nome do negócio e o valor da proposta que vieram da ação do HubSpot, para poder usá-los na mensagem daqui a pouco.

O nome do contato (NomeContato) também chega até o fluxo, mas neste exemplo ele ainda não é usado na mensagem — a mensagem atual personaliza usando o nome do negócio. Você pode adaptar o texto da mensagem pra usar o nome do contato no lugar, se preferir.

Abrindo o atendimento

Em seguida, o fluxo abre um atendimento no Hyperflow Conversas, associado ao departamento que você escolher. Assim, toda essa troca de mensagens fica visível no histórico de atendimento da sua equipe, como qualquer outra conversa.

Antes de usar este recurso: o departamento selecionado precisa já existir no Hyperflow Conversas. Se ele ainda não existir, cadastre-o em Configurações > Departamentos antes de reabrir esse passo do fluxo.

Começando a contar o prazo de resposta

Antes de mandar qualquer mensagem, o fluxo já começa a contar um prazo de 60 minutos para o cliente responder. Assim, o tempo de espera cobre certinho desde o momento em que a pergunta está prestes a ser enviada — não sobra nem falta tempo por causa de atraso no envio.

Enviando a pergunta de confirmação

Logo em seguida, o fluxo envia ao cliente o modelo de mensagem aprovado, perguntando se ele confirma a proposta, com os botões Sim e Não.

Aguardando a resposta

Se o cliente responder dentro do prazo de 60 minutos (tocando em Sim ou Não), o contador é cancelado automaticamente. Se ele demorar mais que isso, o fluxo segue sozinho pelo caminho de "sem resposta" — que também grava um aviso na "Descrição do negócio" pedindo pra alguém da equipe entrar em contato manualmente.

Se o cliente responder qualquer coisa que não seja um dos dois botões (por exemplo, digitar uma mensagem de texto), o fluxo envia um aviso pedindo para ele tocar em um dos botões, e continua aguardando.

Atualizando a proposta no HubSpot

Conforme o que aconteceu, o fluxo atualiza sozinho a propriedade nativa Descrição do negócio do negócio no HubSpot:

O que aconteceu

Valor gravado em "Descrição do negócio"

Status do atendimento

Cliente tocou em Sim

Proposta aceita via WhatsApp.

Encerrado com sucesso

Cliente tocou em Não

Proposta rejeitada via WhatsApp.

Encerrado com sucesso

Cliente não respondeu em 60 minutos

Entrar em contato com o cliente. Sem resposta por inatividade.

Encerrado por inatividade

Essa atualização substitui o que já estiver escrito em "Descrição do negócio" — se sua equipe comercial já usa esse campo pra outras anotações, vale usar uma propriedade customizada própria (ex: "Status da Confirmação") em vez do campo nativo, pra não perder essas anotações.

Se, por qualquer motivo, a atualização no HubSpot falhar (por exemplo, a integração ficar temporariamente indisponível), o cliente recebe um aviso de que alguém da equipe vai confirmar manualmente, e o atendimento continua aberto no Hyperflow Conversas para um agente assumir.

3️⃣ O que o cliente vê e como confirmar que funcionou

O que chega no WhatsApp do cliente

Assim que o fluxo dispara, o cliente recebe a mensagem do modelo aprovado, com o texto da proposta e os dois botões de resposta.

Se o cliente não responder a tempo da inatividade rodar

Se o prazo de inatividade (60 minutos neste exemplo) passar sem que o cliente toque em nenhum botão, a "Descrição do negócio" no HubSpot é atualizada com um aviso de sem resposta — mas nenhuma mensagem nova é enviada ao cliente nesse momento. Os botões da mensagem original continuam visíveis no WhatsApp dele; só que, do lado do Hyperflow, o fluxo já seguiu sozinho pelo caminho de "sem resposta".

Quando o cliente responde

Ao tocar em um dos botões — por exemplo, Não —, o WhatsApp mostra a escolha do cliente na conversa, e o fluxo segue imediatamente para atualizar a proposta no HubSpot.

Confirmando que a automação rodou

Pra verificar se tudo funcionou, acesse Tempo real no menu do Hyperflow Integrações (aba Chat). Ali você encontra a conversa pelo nome ou número do contato e vê o histórico completo: o disparo do workflow do HubSpot (aparece como um evento "Hubspot Workflow" com os dados recebidos), a mensagem enviada, o marcador de inatividade (quando for o caso) e a confirmação de que a proposta foi atualizada — ou o aviso de erro, se algo não tiver dado certo.

💡 Dicas úteis

Os 60 minutos de espera são só um exemplo — ajuste esse tempo para o que fizer sentido pro seu tipo de proposta (propostas mais urgentes podem usar um prazo menor).
Você pode reaproveitar essa mesma estrutura para outros cenários de confirmação com Sim/Não vindos do HubSpot — por exemplo, confirmar um agendamento ou uma renovação de contrato — só trocando o modelo de mensagem e a propriedade atualizada no final.
A ação Verificar propriedade de um fluxo do Hubspot App (não usada neste exemplo) pode ser combinada depois, caso você queira que o próprio workflow do HubSpot decida o próximo passo com base no resultado dessa confirmação.

📌 Resumo

Um workflow do HubSpot aciona a ação Iniciar Fluxo, passando o nome e o valor do negócio para o Hyperflow.
O fluxo no Hyperflow Integrações abre um atendimento, envia uma mensagem com botões Sim/Não pelo WhatsApp e aguarda a resposta por um tempo limitado.
Conforme a resposta do cliente (ou a falta dela), o negócio é atualizado automaticamente no HubSpot e o atendimento é encerrado com o status correspondente.
Esse mesmo modelo pode ser adaptado para qualquer confirmação simples de Sim/Não que precise sincronizar de volta com o HubSpot.
Você pode acompanhar tudo em tempo real (mensagem enviada, inatividade, resposta do cliente) pela tela Tempo real do Hyperflow Integrações, que também ajuda a identificar rapidamente se algo não funcionou como esperado.

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Last updated 18 days ago